L’inventario è il cuore pulsante di un’azienda. La gestione dell’inventario sembra semplice, ma in realtà non lo è! Ci sono molti aspetti da considerare per evitare errori. Un errore nell’inventario può essere un vero killer delle conversioni. Ma la gestione dell’inventario è molto più di un semplice conteggio dei prodotti nel magazzino. Bisogna pensare a cose come gli ordini di vendita, le posizioni nel magazzino, i codici a barre e molto altro. Un aspetto importante che spesso viene trascurato è la gestione degli ordini, uno degli ostacoli nella gestione dell’inventario. Ti mostreremo come gestire un ordine in modo semplice.
Gli ordini generano lavoro amministrativo
Non vogliamo sopraffare le aziende che hanno difficoltà con l’amministrazione degli ordini. Le aziende che lavorano senza un sistema di gestione dell’inventario o con uno obsoleto finiscono in un caos amministrativo, dove si perde molto tempo. Immagina di dover cercare su tanti fogli quando arriva un ordine di vendita. Dopo la consegna, bisogna verificare tutto con qualche foglio e un sistema statico di gestione dell’inventario. E non abbiamo nemmeno parlato degli eventuali ordini pendenti, che complicano ulteriormente il processo amministrativo. Se hai molti ordini, il margine di errore è troppo grande.
Un sistema di gestione dell’inventario moderno semplifica gli ordini
Per semplificare gli ordini, puoi optare per un sistema moderno di gestione dell’inventario. Ma non farti ingannare. Molti sistemi hanno un modulo per gestire le merci in entrata. Tuttavia, devi cercare un sistema di gestione dell’inventario che riduca al minimo il margine di errore e renda l’intero processo più fluido. Webship ha sviluppato un sistema così: Webship Online. Webship Online mappa l’intero flusso delle merci in entrata. Inoltre, puoi caricare facilmente i file direttamente sull’ordine per allegare immediatamente le bolle di consegna. Basta carta! Vediamo come funziona.
Stato dell’ordine
Un ordine attraversa diverse fasi prima di arrivare al magazzino. Con Webship Online, puoi assegnare uno stato all’ordine per sapere in quale fase si trova. Ecco gli stati possibili:
- Bozza: L’ordine è stato creato, ma non è ancora stato effettuato dal fornitore.
- Ordinato (al fornitore): L’ordine è stato effettuato al fornitore.
- In transito: Hai ricevuto una notifica dal fornitore che la merce è in viaggio.
- Consegnato: L’ordine è arrivato al magazzino.
- Disimballaggio: L’ordine viene disimballato e gli articoli vengono aggiunti all’inventario.
- In attesa: Un ordine può essere messo in attesa per vari motivi, come articoli mancanti, danni durante il trasporto (in attesa di verifica), o perché l’ordine deve ancora essere completato.
- Completato: L’ordine è stato completato, gli articoli sono nell’inventario e non sono necessarie ulteriori azioni.
- Annullato: L’ordine è stato annullato. Il motivo dell’annullamento può essere annotato nelle note dell’ordine.
Questi stati assicurano che l’intero processo sia ottimizzato. Puoi vedere a colpo d’occhio quali ordini sono in transito o quali sono stati consegnati e sono pronti per essere disimballati. In altre parole, le possibilità di tracciamento sono enormi!
Disimballare gli ordini
Una volta che l’ordine arriva al magazzino, deve essere verificato e i prodotti devono essere aggiunti all’inventario. Webship Online ha sviluppato una schermata di disimballaggio per questo scopo. Nella sezione generale della schermata di disimballaggio, troverai informazioni generali sulla consegna, potrai caricare allegati e aggiungere strumenti di lavoro. Ti consigliamo di aggiungere sempre la bolla di consegna e/o la fattura. In questo modo, puoi trovare tutte le informazioni sull’ordine rapidamente senza dover sfogliare più cartelle di documenti. Aggiungendo strumenti di lavoro, puoi anche vedere quanto tempo impieghi per disimballare un ordine, il che è utile per l’ottimizzazione. Successivamente, puoi registrare i prodotti. Per ogni SKU, c’è una riga che può essere espansa. Nella schermata espansa, puoi inserire i seguenti dettagli:
- Quantità consegnata (clicca sulla casella per compilare automaticamente la quantità prevista)
- Magazzino
- Posizione
- Numero di lotto (se applicabile)
- Data di scadenza (se applicabile)
- Note (opzionale)
Una volta che hai compilato i campi e posizionato il prodotto nella giusta posizione, puoi contrassegnare questo SKU come completato cliccando sul pulsante “verificato”. La schermata si ridurrà e potrai passare al successivo SKU. Una volta che tutti gli SKU sono completi, comparirà il pulsante “completato” in alto a destra, consentendoti di chiudere l’ordine. In breve, un sistema semplice che riduce al minimo il margine di errore.
L’ordine non è completo
A volte un ordine non viene consegnato tutto in una volta. Molti sistemi statici hanno difficoltà con questo. Immagina di dover tenere traccia di tutti i documenti per verificare cosa è stato consegnato e cosa no. Impossibile! Con Webship Online, questo è un gioco da ragazzi. Puoi completare l’ordine come al solito. Per i prodotti non consegnati completamente, verrà automaticamente creato un ordine pendente (backorder). Puoi visualizzare questo ordine pendente dalla vista riepilogativa o dalla pagina dei dettagli dell’ordine originale. Quando arriveranno i prodotti mancanti, basta cercare l’ordine pendente e ripetere il processo di disimballaggio per registrare la quantità consegnata.
Interessato a Webship Online?
Possiamo dire che gli ordini sono una parte fondamentale del flusso logistico. Connettere un sistema di gestione dell’inventario come Webship Online assicura che questo processo non sia più un ostacolo. Sei interessato a Webship Online o vuoi scoprire tutte le altre funzionalità? Visita il nostro sito web! Sapevi che puoi anche richiedere un periodo di prova gratuito? Se non sei sicuro se un sistema di gestione dell’inventario possa aggiungere valore, ti consigliamo di richiedere il periodo di prova. Vedrai rapidamente che il sistema semplifica le tue operazioni quotidiane di inventario. Abbiamo sviluppato un sistema semplice con la facilità d’uso al centro, ma che offre tutte le funzionalità che ti aspetteresti da un sistema di gestione dell’inventario. Hai altre domande su Webship Online o sulle nostre attività di fulfillment? Contattaci all’indirizzo hallo@webship.online.
