Le stock est le cœur battant d’une entreprise. La gestion des stocks semble simple, mais ce n’est pas du tout le cas ! Il y a de nombreux éléments à prendre en compte pour éviter les erreurs. Subir une rupture de stock à cause d’une erreur de gestion des stocks est un véritable frein à la conversion. Mais la gestion des stocks va bien au-delà du simple comptage des produits en entrepôt. Il faut prendre en compte des éléments tels que les commandes de vente, les emplacements en entrepôt, les codes-barres, etc. Un élément souvent négligé est la gestion des commandes d’achat, l’une des principales failles de la gestion des stocks. Nous allons vous montrer comment traiter une commande d’achat sans difficulté.
Les commandes d’achat génèrent une lourde charge administrative
Nous ne voulons pas alourdir les entreprises qui rencontrent des difficultés administratives avec leurs commandes d’achat. Les entreprises qui fonctionnent sans système de gestion des stocks, ou avec un système obsolète, se retrouvent dans un enchevêtrement administratif où beaucoup de temps est perdu. Imaginez-vous devoir chercher parmi tous les papiers pour savoir quand une commande de vente arrive. Une fois la livraison effectuée, il faut tout vérifier à l’aide de quelques papiers et d’un système de gestion des stocks statique. Nous ne parlons même pas des éventuelles commandes en attente qui compliquent encore plus la partie administrative. Si vous avez beaucoup de commandes d’achat, la marge d’erreur devient trop grande.
Un système de gestion des stocks moderne rationalise les commandes d’achat
Pour rationaliser les commandes d’achat, vous pouvez faire appel à un système de gestion des stocks moderne. Mais ne vous laissez pas tromper. Beaucoup de systèmes disposent d’un module pour traiter les marchandises entrantes. Cependant, il faut chercher un système de gestion des stocks qui réduit la marge d’erreur au minimum et rend le processus complet plus fluide. Webship a développé un tel système : Webship Online. Webship Online cartographie le flux complet des marchandises entrantes. D’ailleurs, vous pouvez facilement télécharger des fichiers dans la commande d’achat, ce qui vous permet d’y associer rapidement vos bons de livraison. Fini le papier ! Nous allons vous expliquer tout cela.
Statuts de la commande d’achat
La commande d’achat passe par plusieurs étapes avant d’arriver à l’entrepôt. Avec Webship Online, vous pouvez attribuer un statut à la commande d’achat pour suivre l’état d’avancement de la commande. Voici les statuts possibles :
- Brouillon : la commande d’achat a été créée mais n’a pas encore été commandée au fournisseur.
- Commandée (au fournisseur) : la commande a été passée au fournisseur.
- En cours : vous avez reçu la notification du fournisseur que les marchandises sont en route.
- Livrée : la commande d’achat a été livrée à l’entrepôt.
- Déballage : la commande d’achat est en cours de déballage, les articles sont mis en stock.
- En attente : une commande d’achat peut être mise en attente pour diverses raisons, comme l’absence de certaines références, des dommages pendant le transport (enquête), la commande doit encore attendre, etc.
- Complète : la commande d’achat est entièrement terminée, les articles sont en stock et aucune autre action n’est requise.
- Annulée : la commande d’achat a été annulée. La raison de l’annulation peut être précisée dans les notes de la commande.
Ces statuts permettent de rationaliser le processus complet. Vous pouvez en un coup d’œil voir quelles commandes sont en cours ou livrées et prêtes à être déballées. En d’autres termes, les possibilités de suivi sont immenses !
Déballage des commandes d’achat
Une fois la commande d’achat arrivée à l’entrepôt, il faut la contrôler et enregistrer les marchandises en stock. Webship Online a développé un écran de déballage pour cela. Dans la section générale de l’écran de déballage, vous trouverez des informations générales sur l’envoi, vous pouvez télécharger une pièce jointe et ajouter des outils de travail. Nous vous conseillons d’ajouter toujours le bon de livraison et/ou la facture. Ainsi, vous pourrez retrouver rapidement toutes les informations concernant la commande d’achat, sans avoir à fouiller dans plusieurs dossiers de documents. En saisissant les outils de travail, vous pouvez également savoir combien de temps vous passez à déballer une commande d’achat, ce qui est intéressant pour l’optimisation. Ensuite, vous pouvez enregistrer les marchandises. Pour chaque référence, vous avez une ligne que vous pouvez déplier. Dans l’écran déplié, vous pouvez saisir les informations suivantes :
- Quantité livrée (cliquez sur la case pour remplir directement la quantité attendue)
- Entrepôt
- Emplacement
- Numéro de lot (si applicable)
- Date de péremption (si applicable)
- Notes (si nécessaire)
Après avoir rempli les champs et déposé le produit à l’emplacement correct, vous pouvez considérer cette référence comme terminée en cliquant sur le bouton « vérifié ». L’écran se replie et vous pouvez passer à la référence suivante. Une fois toutes les références traitées, le bouton « complet » apparaît en haut à droite, vous permettant de clôturer définitivement la commande d’achat. Bref, un système simple qui réduit la marge d’erreur au minimum.
La commande d’achat n’est pas complète
Il arrive parfois qu’une commande d’achat ne soit pas livrée en une seule fois. De nombreux systèmes statiques rencontrent des difficultés à ce sujet. Imaginez que vous devez conserver tous les papiers pour vérifier ce qui a été livré et ce qui ne l’a pas été. Un travail sans fin ! Grâce à Webship Online, c’est un jeu d’enfant. Vous pouvez clôturer la commande d’achat comme vous le faites habituellement. Pour les articles manquants, une commande en attente (backorder) est automatiquement créée. Ce backorder peut être consulté via la liste de récapitulation ou la page de détails de la commande d’achat originale. Lorsque les articles manquants sont livrés, vous pouvez facilement rechercher le backorder et répéter le processus de déballage pour entrer la quantité reçue.
Intéressé par Webship Online ?
Nous pouvons dire que les commandes d’achat font partie intégrante du flux logistique. Relier un système de gestion des stocks comme Webship Online garantit que ce processus ne devient plus une faille. Vous êtes intéressé par Webship Online ou vous souhaitez découvrir toutes les autres fonctionnalités ? Consultez notre site Web ! Saviez-vous que vous pouvez aussi demander une période d’essai gratuite ? Si vous hésitez à savoir si un système de gestion des stocks apporte réellement une valeur ajoutée, nous vous conseillons de demander la période d’essai. Vous constaterez rapidement que ce système simplifie vos tâches quotidiennes de gestion des stocks. Nous avons développé un système simple, axé sur la facilité d’utilisation, tout en offrant toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un système de gestion des stocks. Vous avez d’autres questions sur Webship Online ou nos activités de fulfilment ? Contactez-nous à hallo@webship.online.
