Chaque entrepreneur est ravi lorsque des commandes de vente affluent. Cependant, lorsqu’une commande arrive, de nombreux processus sont mis en marche. Beaucoup d’erreurs peuvent donc survenir lors du traitement des commandes de vente. Ces erreurs ont une influence directe sur la réputation de l’entreprise. Ce sont en effet les clients qui découvrent ces erreurs lorsqu’ils reçoivent trop peu, trop ou les mauvais produits. Il y a de fortes chances que ces clients laissent un avis négatif, ce qu’il faut absolument éviter ! Il est donc essentiel d’organiser efficacement votre flux de commandes de vente. Webship peut vous y aider. Webship a développé un système de gestion des stocks complet qui vous assiste dans le traitement des commandes de vente.
Commandes de vente et plateformes e-commerce
Vous vendez vos produits sur une boutique en ligne ? Il est alors très pratique de pouvoir connecter votre boutique à un système de gestion des stocks. Si ce n’est pas possible, le risque d’erreurs est plus élevé, car vous devez saisir manuellement toutes les commandes de la boutique en ligne dans le système de gestion des stocks. Une tâche où une erreur est vite arrivée. Si le système de gestion des stocks importe automatiquement les commandes depuis la boutique en ligne, le risque d’erreurs est quasiment nul. Webship Online propose des connexions avec de nombreuses plateformes e-commerce comme WooCommerce, Magento et Lightspeed.
Saisie des commandes de vente
Tout le monde ne vend pas ses produits via une boutique en ligne et, même si vous le faites, il se peut que vous deviez encore créer une commande de vente manuellement. Dans Webship Online, vous pouvez créer une commande de vente en toute simplicité. Vous entrez les informations du client et sélectionnez les articles de la commande. Le client ou le produit n’existe pas encore ? Vous pouvez alors créer un nouveau client ou un nouveau produit directement dans le même écran. Pratique, non ? Fini d’ouvrir et fermer sans cesse de nouveaux onglets, ce qui réduit le risque d’erreurs. Vous pouvez également définir les modalités d’expédition et ajouter des caractéristiques spéciales. Le système peut ainsi sélectionner automatiquement une méthode d’expédition. Vous définissez ces méthodes une seule fois et le système fait le reste ! Vous économisez ainsi beaucoup de temps, que vous pouvez investir dans le développement de votre entreprise.
Statut des commandes de vente
Saisir une commande de vente est une chose, la traiter en est une autre. Il est essentiel de créer un plan d’action logique pour le traitement des commandes de vente. Webship Online utilise pour cela des statuts automatiques. Une commande de vente peut avoir différents statuts :
- Brouillon
- En attente de paiement
- Prêt pour le picking
- Picking
- Prêt pour l’emballage
- Prêt pour l’expédition
- Complété
- En attente
- Annulé
Les noms des statuts sont explicites. Dès que le paiement est reçu, le statut passe immédiatement à « prêt pour le picking ». Une fois tous les articles sélectionnés (picking numérique), le statut change automatiquement en « prêt pour l’emballage ». Après l’emballage, le statut passe automatiquement à « prêt pour l’expédition ». Bref, un flux a été créé, simple à suivre et fortement automatisé. Selon le statut d’une commande de vente, certaines fonctionnalités ou modifications ne sont plus possibles. Par exemple, une commande en statut « prêt pour le picking » ne permet plus de modifier les articles du produit. Il faut d’abord mettre la commande « en attente » pour pouvoir la modifier. Les commandes au-delà du statut « picking » ne peuvent être modifiées que de manière limitée pour éviter les erreurs pendant le picking.
Quelques fonctionnalités pratiques
Le système de gestion des stocks de Webship Online propose également des fonctionnalités pratiques. En voici trois exemples :
- Il est possible de traiter plusieurs commandes en même temps. Vous sélectionnez les commandes à traiter et imprimez la liste de picking. Le système planifie alors automatiquement le parcours le plus logique dans l’entrepôt, rendant le picking plus efficace.
- Vous saisissez une commande à expédier à une date ultérieure ? Cela peut perturber la vue d’ensemble. Webship Online veille à ce qu’une commande avec une date d’expédition ultérieure reçoive le statut « en attente ». À la date d’expédition prévue, elle passe automatiquement en statut « prêt pour le picking ». Fini de vérifier constamment les dates d’expédition !
- Vous avez plusieurs canaux e-commerce connectés à Webship Online ? Vous voulez alors savoir d’où vient une commande. Grâce à l’historique de la commande, vous pouvez voir comment une commande est arrivée dans Webship Online. L’avez-vous créée vous-même ou est-elle venue d’une plateforme e-commerce connectée comme WooCommerce ou Lightspeed ? Imaginez devoir vérifier cela manuellement.
Gestion des backorders
Il peut arriver qu’un ou plusieurs produits d’une commande soient temporairement en rupture de stock. Pour de nombreuses entreprises et systèmes de gestion des stocks, cela pose un défi, mais pour Webship Online, c’est un jeu d’enfant. Dès qu’un ou plusieurs articles d’une commande ne sont plus en stock, la commande est automatiquement mise en attente. Une fois les articles à nouveau en stock, la commande passe automatiquement en statut « prêt pour le picking ». Vous n’avez donc pas à vous soucier de ces situations, elles sont traitées automatiquement dès que possible.
Si vous souhaitez envoyer immédiatement les articles en stock, vous pouvez facilement fractionner une commande. Si une commande contient des articles en stock et d’autres en rupture, vous avez la possibilité de la diviser en un backorder. Les articles en rupture sont placés dans un backorder, qui peut être encore divisé si nécessaire lorsqu’un produit revient en stock. Une fois tous les articles d’un backorder en stock, il passe automatiquement en statut « prêt pour le picking » et peut être expédié au client. Depuis la commande originale, vous pouvez toujours voir combien de backorders ont été créés, garantissant une vue d’ensemble complète.
Intéressé par Webship Online ?
Nous concluons que les commandes de vente sont non seulement essentielles pour le chiffre d’affaires, mais qu’elles jouent également un rôle clé dans le flux logistique. Un système de gestion des stocks vous permet de tout gérer de manière simple. Vous cherchez un système qui organise vos commandes dans un flux clair, mais vous ne maîtrisez pas encore Webship Online ? Demandez alors votre essai gratuit de 30 jours ! Durant cette période, vous pourrez découvrir toutes les fonctionnalités de l’application. Vous remarquerez rapidement que le système simplifie votre gestion quotidienne des stocks. D’ailleurs, Webship Online offre encore de nombreux autres avantages. Curieux ? Consultez notre site web ! Vous avez d’autres questions sur Webship Online ou nos activités de fulfillment ? Contactez-nous à hallo@webship.online.
