Les stocks sont le cœur battant de votre entreprise, ils doivent donc être gérés avec soin. Un bon système de gestion des stocks peut vous y aider, mais de nombreuses boutiques en ligne ne disposent pas encore de la technologie adéquate. Grâce à un système de gestion des stocks comme Webship Online, vous pouvez rapidement et facilement préparer et expédier vos commandes, imprimer des étiquettes d’expédition, expédier des colis, vérifier les stocks, inspecter les marchandises entrantes, consulter des rapports, etc. En bref, l’efficacité de votre entreprise peut être boostée grâce à un système intelligent.
Vous êtes convaincu, mais vous ne savez pas comment démarrer avec un système de gestion des stocks ? Alors ce blog est fait pour vous, car nous vous expliquons comment démarrer rapidement avec Webship Online, une application cloud abordable et facile à utiliser, dotée de toutes les fonctionnalités possibles.
Paramètres
Pour utiliser Webship Online de manière ordonnée, vous devez d’abord vérifier et ajuster les paramètres selon vos préférences. Vous pouvez notamment sélectionner la langue souhaitée, modifier votre mot de passe, etc. Pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons de changer le mot de passe que vous avez reçu lors de votre première connexion. Choisissez un mot de passe sécurisé qui respecte nos exigences afin d’éviter que des hackers y accèdent facilement.
Entrepôt
Avant de pouvoir stocker les marchandises, vous avez besoin d’un entrepôt ou d’un autre espace de stockage. Via le menu « Entrepôts », vous pouvez rapidement ajouter un ou plusieurs entrepôts. Bien sûr, vous allez organiser vos produits dans l’entrepôt selon certaines emplacements. Dans Webship Online, vous pouvez créer un nombre illimité d’emplacements, en fonction de la structure que vous utilisez. Si vous ne voulez pas utiliser d’emplacements, c’est possible, mais nous vous conseillons de bien réfléchir à l’espace de stockage dès le départ. Les emplacements sont pratiques pour retrouver rapidement les produits et réduire la marge d’erreur. Lors de la préparation des commandes, vous constaterez que les emplacements d’entrepôt accélèrent le processus de picking, ce qui vous permettra de gagner du temps.
Agencement des emplacements
Avez-vous choisi d’utiliser des emplacements dans votre entrepôt ? Assurez-vous d’avoir un agencement logique. Réfléchissez à la structure de votre entrepôt, aux itinéraires les plus efficaces et à l’extensibilité pour éviter les mauvaises surprises à l’avenir. Si nécessaire, faites un plan de votre entrepôt et esquissez l’agencement sur papier, cela vous aidera à visualiser. Vous pouvez commencer par diviser votre entrepôt en différentes zones, selon le type de stockage. Par exemple :
- Zone « P » pour les emplacements palettes
- Zone « L » pour les étagères
- Zone « S » pour les bacs empilables
C’est aussi simple que cela. Ensuite, chaque emplacement dans une zone donnée aura besoin d’un numéro unique. Ce numéro sera utilisé pour retrouver rapidement et efficacement les produits dans votre entrepôt pendant le picking. Cela vous permettra de travailler plus efficacement. Cela doit être clair pour les pickers expérimentés ainsi que pour les nouveaux employés.
Maintenant que vous avez défini les zones, vous pouvez aller plus loin. Le numéro unique de l’emplacement est logiquement et chronologiquement structuré, par exemple : P.01.110.A.01. Décomposons-le :
- P : zone des palettes
- 01 : numéro de couloir « 01 »
- 110 : numéro de rayonnage « 110 »
- A : étage (ou étagère) dans le rayonnage (vous pouvez aussi utiliser des chiffres ici)
- 01 : case ou position sur l’étagère
Vous n’êtes pas obligé d’utiliser une structure aussi détaillée, veillez simplement à pouvoir l’étendre facilement tout en évitant que les numéros d’emplacement ne deviennent trop complexes. Une version simplifiée pourrait être :
- P.110.A : emplacements palettes avec rayonnage numéro 110 sur l’étagère (ou étage) A. Ne rendez pas cela trop compliqué !
Assurez-vous d’une distribution uniforme sur toutes les zones afin de pouvoir appliquer la même structure partout. Une fois que la structure est définie, vous pouvez l’entrer dans notre application. Par exemple :
Dans l’exemple ci-dessus, tous les emplacements seront automatiquement générés de P.001.A à P.100.E (et tous les emplacements entre eux = 500 emplacements). Si nécessaire, vous pouvez également indiquer les dimensions maximales et le type de stock. Finalement, vous verrez ce qui suit :
Pour chaque emplacement, vous pouvez maintenant mettre à jour les caractéristiques et voir quels produits s’y trouvent.
Dans votre entrepôt, chaque emplacement doit également être étiqueté avec son numéro d’emplacement à l’aide d’un autocollant ou d’un autre type de signalisation. Si vous prévoyez d’utiliser un scanner de code-barres à court terme, vous pouvez également ajouter un code-barres à l’emplacement.
Astuce pro : assurez-vous que, dans un couloir, les numéros pairs et impairs soient séparés à gauche et à droite, comme les numéros de rue. Cela permet de créer automatiquement un itinéraire intuitif pour le picking. Utilisez aussi des zéros en tête pour garder la structure des numéros d’emplacement uniforme (par exemple : P.001.A au lieu de P.1.A).
Points de vente
Une fois votre compte et votre entrepôt configurés, il ne vous reste plus qu’à ajouter les points de vente afin de démarrer. Via le menu « Magasins », vous pouvez ajouter une ou plusieurs marques au sein de votre entreprise. Supposons que vous ayez différents types de boutiques en ligne :
- drone-kopen.be
- regenton-kopen.be
- mijn4x4.be
Nous allons créer trois « marques » avec leurs propres points de vente. Voici une représentation visuelle :
Pegatex NV
- Drone-Kopen.be
- www.drone-kopen.be (boutique en ligne)
- Bol.com (place de marché en ligne)
- Magasin à Vichte (magasin physique)
- Regenton-kopen.be
- www.regenton-kopen.be (boutique en ligne)
- Bol.com (place de marché en ligne)
- Amazon (place de marché en ligne)
- Mijn4x4.be
- www.mijn4x4.be (boutique en ligne)
Dans l’exemple ci-dessus, nous avons une entreprise avec trois marques et un total de sept canaux de vente. Vous pouvez ensuite les ajouter via le menu « Magasins ».
Demandez votre démo gratuite
Une fois que vous avez configuré les éléments ci-dessus, vous pouvez commencer à importer vos produits, créer des bons de livraison, préparer des commandes, emballer des commandes, expédier des commandes, etc. Vous voulez voir comment cela fonctionne ? Demandez dès maintenant votre démo gratuite. Nous vous ferons visiter l’application cloud et vous pourrez tester l’application gratuitement pendant 30 jours ! Des questions ? Contactez Webship pour plus d’informations ! Nous sommes là pour vous aider.