El inventario es el corazón de cualquier negocio. Gestionar el inventario parece sencillo, ¡pero no lo es en absoluto! Hay muchos aspectos a tener en cuenta para evitar errores. Un fallo de inventario puede ser un verdadero asesino de conversiones. Pero la gestión de inventarios es mucho más que contar productos en un almacén. Hay que pensar en cosas como pedidos de venta, ubicaciones en el almacén, códigos de barras y mucho más. Un aspecto importante que a menudo se pasa por alto es la gestión de pedidos, una de las trampas en la gestión de inventarios. Te mostraremos cómo puedes gestionar un pedido de forma sencilla.
Los pedidos generan trabajo administrativo
No queremos abrumar a las empresas que tienen dificultades con la administración de pedidos. Las empresas que trabajan sin un sistema de gestión de inventarios o con uno desactualizado caen en un caos administrativo donde se pierde mucho tiempo. Imagina tener que buscar en papeles cuándo llega un pedido de venta. Después de la entrega, hay que verificar todo con algunos papeles y un sistema estático de gestión de inventarios. Y ni siquiera hemos hablado de los posibles pedidos pendientes, que complican aún más el proceso administrativo. Si tienes muchos pedidos, el margen de error es demasiado grande.
Un sistema de gestión de inventarios moderno agiliza los pedidos
Para agilizar los pedidos, puedes optar por un sistema moderno de gestión de inventarios. Pero no te dejes engañar. Muchos sistemas tienen un módulo para procesar mercancías entrantes. Sin embargo, debes buscar un sistema de gestión de inventarios que reduzca al mínimo el margen de error y haga que todo el proceso sea más fluido. Webship ha desarrollado un sistema así: Webship Online. Webship Online mapea todo el flujo de mercancías entrantes. Además, puedes cargar archivos directamente en el pedido para adjuntar albaranes de entrega de forma inmediata. ¡Fuera el papel! Vamos a explicarlo.
Estado del pedido
Un pedido pasa por varias fases antes de llegar al almacén. Con Webship Online, puedes asignar un estado al pedido para saber en qué fase se encuentra. Estos son los estados posibles:
- Borrador: El pedido ha sido creado, pero aún no se ha realizado al proveedor.
- Pedido (al proveedor): El pedido ha sido realizado al proveedor.
- En tránsito: Has recibido una notificación del proveedor de que los productos están en camino.
- Entregado: El pedido ha llegado al almacén.
- Desembalaje: El pedido está siendo desembalado y los productos se agregan al inventario.
- En espera: Un pedido puede ponerse en espera por diversas razones, como productos faltantes, daños durante el transporte (investigación), o porque necesita esperar más tiempo.
- Completado: El pedido se ha completado, los productos están en el inventario y no se requieren más acciones.
- Cancelado: El pedido ha sido cancelado. El motivo de la cancelación puede anotarse en las notas del pedido.
Estos estados aseguran que todo el proceso esté optimizado. Puedes ver de un vistazo qué pedidos están en tránsito o cuáles han sido entregados y están listos para ser desembalados. En resumen, las posibilidades de seguimiento son enormes.
Desembalar los pedidos
Una vez que el pedido llega al almacén, debe ser revisado y los productos deben ser agregados al inventario. Webship Online ha desarrollado una pantalla de desembalaje para esto. En la sección general de la pantalla de desembalaje, puedes ver información general sobre la entrega, cargar archivos adjuntos y agregar herramientas de trabajo. Te recomendamos que siempre agregues el albarán de entrega y/o la factura. Así podrás encontrar toda la información sobre el pedido rápidamente sin tener que revisar varias carpetas de documentos. Al agregar herramientas de trabajo, también puedes ver cuánto tiempo lleva desembalar un pedido, lo cual es útil para optimizar. Luego puedes registrar los productos. Para cada SKU, hay una línea que se puede expandir. En la pantalla expandida, puedes ingresar los siguientes detalles:
- Cantidad entregada (haz clic en la casilla para completar automáticamente la cantidad esperada)
- Almacén
- Ubicación
- Número de lote (si aplica)
- Fecha de caducidad (si aplica)
- Notas (opcional)
Una vez que completes los campos y pongas el producto en la ubicación correcta, puedes marcar este SKU como completo haciendo clic en el botón «verificado». La pantalla se colapsará y podrás pasar al siguiente SKU. Cuando todos los SKUs estén completos, aparecerá el botón «completado» en la parte superior derecha, lo que te permitirá cerrar el pedido. En resumen, un sistema sencillo que minimiza el margen de error.
El pedido no está completo
A veces, un pedido no se entrega todo de una vez. Muchos sistemas estáticos tienen problemas con esto. Imagina tener que llevar un registro de todos los documentos para verificar lo que se entregó y lo que no. ¡Imposible! Con Webship Online, esto es muy fácil. Puedes completar el pedido como lo harías normalmente. Para los productos que no se entregaron completamente, se creará automáticamente una orden pendiente (backorder). Puedes ver esta orden pendiente en la vista de resumen o en la página de detalles del pedido original. Cuando lleguen los productos faltantes, solo tienes que buscar la orden pendiente y repetir el proceso de desembalaje para registrar la cantidad entregada.
¿Interesado en Webship Online?
Podemos decir que los pedidos son una parte clave del flujo logístico. Conectar un sistema de gestión de inventarios como Webship Online asegura que este proceso ya no sea un obstáculo. ¿Estás interesado en Webship Online o quieres descubrir todas las demás funciones? ¡Visita nuestro sitio web! ¿Sabías que también puedes solicitar un período de prueba gratuito? Si no estás seguro de si un sistema de gestión de inventarios aporta valor, te recomendamos solicitar el período de prueba. Rápidamente verás que el sistema simplifica tus operaciones diarias de inventario. Hemos desarrollado un sistema sencillo con la facilidad de uso como núcleo, pero con todas las funciones que esperarías de un sistema de gestión de inventarios. ¿Tienes alguna pregunta sobre Webship Online o nuestras actividades de fulfillment? Contáctanos en hallo@webship.online.
