Todo empresario se alegra cuando llegan órdenes de venta. Sin embargo, cuando se recibe un pedido, se activan numerosos procesos. En este punto, pueden ocurrir muchos errores que afectan directamente la reputación de la empresa. Son los clientes quienes detectan estos errores cuando reciben demasiado, muy poco o los productos equivocados. Es muy probable que dejen una reseña negativa, algo que debes evitar a toda costa. Por ello, es fundamental organizar bien el flujo de procesamiento de órdenes de venta. Webship puede ayudarte en esto. Webship ha desarrollado un sistema completo de gestión de inventario que te ayudará a procesar tus órdenes de venta.
Órdenes de venta y plataformas de e-commerce
¿Vendes tus productos en una tienda online? Entonces es muy útil si puedes conectar tu tienda con un sistema de gestión de inventario. Si esto no es posible, hay un mayor riesgo de errores, ya que tendrías que ingresar manualmente todos los pedidos de la tienda en el sistema de gestión de inventario, un proceso en el que es fácil cometer errores. Si el sistema de gestión de inventario importa automáticamente los pedidos de la tienda online, el riesgo de errores es casi nulo. Webship Online ofrece integraciones con varias plataformas de e-commerce, como WooCommerce, Magento y Lightspeed.
Ingreso de órdenes de venta
No todos venden productos a través de una tienda online, y aun cuando lo hacen, puede ser necesario crear una orden de venta manualmente. En Webship Online, puedes crear órdenes de venta de manera muy sencilla. Solo debes ingresar los datos del cliente y seleccionar los productos del pedido. ¿El cliente o el producto aún no existen en el sistema? Puedes crearlos directamente en la misma pantalla. ¿Práctico, verdad? Ya no tendrás que abrir y cerrar múltiples pestañas, lo que reduce las posibilidades de errores. Además, puedes definir las opciones de envío y agregar características especiales. El sistema puede incluso seleccionar automáticamente un método de envío. Solo necesitas configurarlo una vez y el sistema se encargará del resto. ¡Ahorrarás mucho tiempo que podrás invertir en hacer crecer tu negocio!
Estados de las órdenes de venta
Ingresar una orden de venta es solo el primer paso; procesarla es otra historia. Debes crear un flujo lógico para gestionar los pedidos de manera eficiente. Webship Online utiliza estados automáticos para esto. Una orden de venta puede tener diferentes estados:
- Borrador
- Esperando pago
- Listo para picking
- En proceso de picking
- Listo para embalaje
- Listo para envío
- Completado
- En espera
- Cancelado
Los nombres de los estados son bastante explicativos. Tan pronto como se recibe el pago, el estado cambia automáticamente a «Listo para picking». Una vez que se han recogido todos los productos (picking digital), el estado cambia automáticamente a «Listo para embalaje». Cuando los productos están embalados, el estado cambia a «Listo para envío». En resumen, se ha establecido un flujo estructurado, fácil de seguir y con muchas automatizaciones. Dependiendo del estado de una orden de venta, ciertas funciones o modificaciones pueden no estar disponibles. Por ejemplo, una orden en estado «Listo para picking» ya no permite modificar los artículos del pedido. Para hacerlo, primero debes cambiar el estado a «En espera». Los pedidos con un estado superior a «Picking» solo pueden modificarse de forma limitada para evitar errores en el procesamiento.
Funcionalidades adicionales
El sistema de gestión de inventario de Webship Online ofrece algunas funciones útiles. Aquí hay tres ejemplos:
- Es posible procesar múltiples órdenes al mismo tiempo. Simplemente selecciona los pedidos y genera la lista de picking. El sistema calculará automáticamente la ruta más eficiente a través del almacén, haciendo que el picking sea más rápido y preciso.
- Si ingresas una orden de venta con una fecha de envío posterior, esto podría generar confusión en la organización. Webship Online se encarga de que estos pedidos reciban el estado «En espera». Cuando llegue la fecha de envío, el pedido cambiará automáticamente a «Listo para picking», eliminando la necesidad de revisar manualmente las fechas de envío.
- Como empresario, es posible que tengas varios canales de e-commerce conectados a Webship Online. Naturalmente, querrás saber de dónde proviene cada orden. A través del historial de pedidos, puedes verificar si una orden fue creada manualmente o si ingresó a través de un canal de e-commerce conectado, como WooCommerce o Lightspeed. Imagina tener que investigar todo esto manualmente.
¿Qué hacer con las órdenes en espera (backorders)?
A veces, uno o varios productos en un pedido pueden estar temporalmente fuera de stock. Para muchas empresas y sistemas de gestión de inventario, esto puede ser un problema complicado, pero para Webship Online es muy sencillo. Cuando uno o más productos en un pedido no están disponibles, la orden se coloca automáticamente en espera. Tan pronto como los productos vuelvan a estar en stock, el pedido cambiará automáticamente al estado «Listo para picking». Así, no tendrás que preocuparte por este tipo de situaciones, ya que se gestionarán de manera automática.
Si prefieres enviar los productos que están en stock inmediatamente, puedes dividir fácilmente una orden. Si un pedido incluye productos disponibles y otros fuera de stock, puedes dividirlo en una orden en espera (backorder). Los productos no disponibles se asignarán a un backorder separado, que puede dividirse aún más cuando ciertos productos vuelvan a estar en stock. Cuando todos los artículos de un backorder estén disponibles, cambiará automáticamente al estado «Listo para picking» y podrá ser enviado al cliente. Desde la orden original, siempre podrás ver cuántos backorders se han creado. En otras palabras, siempre tendrás un control total sobre tus pedidos.
¿Interesado en Webship Online?
Como conclusión, los pedidos de venta no solo son importantes para los ingresos, sino que también juegan un papel crucial en la logística. Un sistema de gestión de inventario te ayuda a manejar todo esto de manera sencilla y eficiente. ¿Estás buscando un sistema que optimice el flujo de tus órdenes de venta, pero aún no estás completamente familiarizado con Webship Online? ¡Solicita tu prueba gratuita de 30 días! Durante este período, podrás descubrir todas las funcionalidades de la aplicación. Pronto notarás cómo simplifica tus operaciones diarias de gestión de inventario. Además, Webship Online ofrece muchos otros beneficios. ¿Curioso? ¡Visita nuestra página web! Si tienes más preguntas sobre Webship Online o nuestros servicios de fulfillment, contáctanos en hallo@webship.online.
