Un sistema de gestión de inventario es indispensable si deseas administrar tu stock de manera eficiente. Además, este sistema facilita el procesamiento de los pedidos de venta. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades para gestionar el inventario cuando los productos tienen una fecha de caducidad o de consumo preferente. Estos productos requieren un enfoque especial, ya que no quieres enviar artículos cuya fecha de caducidad haya vencido. En este blog, repasamos algunos aspectos importantes.
¿Qué es una fecha de caducidad?
Una fecha de caducidad o de consumo preferente es una indicación legal obligatoria en los productos alimenticios, que informa al consumidor sobre la fecha límite en la que el producto puede ser consumido o durante cuánto tiempo se puede almacenar.
Es bien sabido que muchos alimentos tienen una fecha de caducidad. Estos productos no son infinitamente duraderos. En el empaque, siempre encontrarás un número de lote. Además, pueden aparecer otras abreviaturas en el envase de productos con fecha de caducidad. Aquí están las más comunes:
- Fecha de caducidad (FDC): Indica la fecha hasta la cual el producto es seguro para el consumo. Se encuentra en productos altamente perecederos como carne o pescado. Consumir productos después de esta fecha puede representar riesgos para la salud. Asegúrate de que estos productos salgan de tu almacén antes de que la fecha expire.
- Fecha de consumo preferente (FCP): Muchas personas desechan productos después de esta fecha, pero no siempre es necesario. La FCP indica hasta cuándo el fabricante garantiza la calidad óptima del producto. Después de esta fecha, el producto puede cambiar de apariencia o sabor, pero aún puede consumirse sin riesgos para la salud.
- Fecha de producción: Además de una fecha de caducidad, algunos productos incluyen la fecha de fabricación, a veces acompañada de un código que permite rastrear el lote exacto de producción.
⚠️ Atención: La fecha en el envase aplica mientras el producto no haya sido abierto. Una vez abierto, la vida útil disminuye rápidamente. Algunos fabricantes indican en el empaque cuánto tiempo puede conservarse el producto después de abrirlo. Además, los productos ultrafrescos no están obligados a llevar una fecha de caducidad, ya que deben consumirse dentro de las 24 horas posteriores a su preparación.
El número de lote o batch
La mayoría de los alimentos se producen en lotes, ya que las máquinas en las fábricas no pueden fabricar cantidades infinitas de productos al mismo tiempo. Al imprimir un número de lote en el envase, la empresa puede identificar exactamente a qué producción específica pertenece el producto. Si surge un problema con uno de los productos, el número de lote permite determinar fácilmente qué lote puede estar afectado.
¿Qué método de gestión de inventario elegir?
Existen diferentes métodos de gestión de inventario, y puedes elegir libremente el que mejor se adapte a tu negocio. Sin embargo, si los productos tienen una fecha de caducidad, recomendamos utilizar los principios Justo a Tiempo (JIT) o Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO).
- Justo a Tiempo (JIT): Este método se utiliza cuando hay una coordinación óptima entre el proveedor y el cliente. Los productos se envían inmediatamente al cliente después de su recepción, minimizando el stock en el almacén y reduciendo los costos de almacenamiento. Este sistema es especialmente útil para productos con fecha de caducidad, ya que no pierden tiempo en almacenamiento y se despachan rápidamente.
- Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO): Con este método, los productos que ingresan primero al inventario son los primeros en salir. Es el sistema de gestión de inventario más utilizado para productos con fecha de caducidad. En este caso específico, también se puede hablar de Primero en Expirar, Primero en Salir (FEFO), lo que significa que los productos con la fecha de caducidad más cercana se utilizan primero.
Fecha de caducidad y sistema de gestión de inventario
Gestionar productos con fecha de caducidad es una tarea compleja. Debes monitorear constantemente todos los parámetros para asegurarte de que solo envías productos que aún no han caducado. Además, es crucial despachar primero los productos más antiguos. Si no lo haces, corres el riesgo de olvidar productos, dejarlos caducar y, en consecuencia, perder dinero. ¿Cómo puedes llevar un control adecuado? La solución es simple: un sistema de gestión de almacenes (WMS) inteligente.
Este tipo de sistema te permite registrar parámetros importantes como fechas de caducidad, números de lote y estrategias de gestión de inventario en tus productos. Basado en el método de gestión de inventario seleccionado, el sistema recomendará automáticamente el producto más adecuado para el envío. En resumen, te ahorra una enorme cantidad de tiempo. Revisar manualmente todos estos parámetros para cada pedido lleva mucho tiempo, mientras que un sistema inteligente de gestión de inventario automatiza el proceso.
Webship Online: La solución ideal
¿Trabajas con productos que tienen fecha de caducidad? Entonces Webship Online es el WMS ideal para ti. Webship Online automatiza todo el proceso de gestión de inventario de productos con fecha de caducidad. Durante el ingreso de productos al almacén, puedes registrar la fecha de caducidad y el número de lote. Webship Online se encarga del resto, asegurando que nunca envíes productos caducados.
Una vez que un producto ha superado su fecha de caducidad, ya no se puede vender. Para evitar sorpresas, Webship Online ofrece el informe «Productos Caducados», que te proporciona un resumen de todos los productos que vencerán en un período determinado. Puedes seleccionar un rango de 3, 7, 14 o 30 días, o ingresar manualmente un número de días (por ejemplo, 180 días). El informe incluye:
- Nombre del producto
- Ubicación en el almacén
- Cantidad de productos próximos a caducar
- Stock reservado
- Fecha de caducidad
Si notas que algunos productos están a punto de caducar, puedes lanzar una acción especial (como descuentos) para vender el stock antes de que se pierda.
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