Cómo implementar con éxito un sistema WMS?
Un almacén no puede funcionar sin un sistema de gestión de inventario o un sistema WMS. Un sistema de este tipo impulsará el rendimiento de la empresa. Todas las actividades que se realizan en el almacén se llevarán a cabo de manera más rápida, sencilla y precisa. Buscar el sistema WMS que mejor se adapte a tu empresa y almacén no es tarea fácil. Cuando finalmente crees haber elegido el sistema WMS adecuado, también deberás implementarlo con éxito. Una buena implementación es fundamental para el correcto funcionamiento del sistema WMS. Para implementar un sistema de este tipo, debes tener en cuenta varios factores. A continuación, te explicamos los pasos que debes seguir para lograr una implementación exitosa de un sistema WMS.
Análisis funcional
La instalación de un sistema WMS afectará el flujo logístico actual del almacén. Por ello, es necesario realizar un análisis funcional de todos los procesos internos del almacén. ¿Qué se debe analizar? Se analiza el funcionamiento actual del almacén y se compara con las posibilidades del sistema WMS elegido. Luego, se determina qué tareas serán asumidas por el sistema WMS. Así, se distingue entre tareas manuales y automatizadas. De este modo, se puede elaborar un nuevo plan de acción que será utilizado por los empleados del almacén una vez que el sistema WMS esté instalado.
Análisis de riesgos
La implementación de un nuevo sistema WMS conlleva ciertos riesgos. No todos los riesgos son inmediatamente visibles, pero es importante realizar un análisis de riesgos previo para tomar las medidas preventivas necesarias. Por ejemplo, es recomendable hacer una copia de seguridad de la tienda en línea que se conectará al sistema. Si ya utilizas otro sistema WMS, no está de más hacer una copia de seguridad de los datos almacenados en él. De esta forma, se evita el riesgo de pérdida de datos. Esto puede incluir información sobre clientes, como direcciones de correo electrónico, direcciones postales y fechas de nacimiento, datos valiosos para el departamento de marketing.
Prepara el almacén para el nuevo sistema WMS
Dependiendo del funcionamiento actual y del nuevo sistema WMS, es posible que debas preparar el almacén. Esto incluye, por ejemplo, los códigos de productos y los códigos de barras. Si todavía no tienes códigos de productos claros, ahora es el momento de asignar un SKU a cada producto. Los códigos de barras también son cruciales, ya que cada vez más sistemas utilizan escáneres de códigos de barras. Esto reduce los errores al mínimo.
Si el catálogo de productos está listo, es necesario revisar la distribución del almacén. Un sistema como Webship utiliza ubicaciones en el almacén. Durante la recolección de pedidos, Webship Online te guiará de la manera más eficiente de una ubicación a otra. Así, podrás recoger varios pedidos al mismo tiempo y recorrer menos distancia, lo que permite procesar más pedidos. Por ello, es crucial pensar en la organización interna del almacén.
Si optas por un sistema de gestión de inventario en la nube, asegúrate de contar con una conexión a internet estable en todo el almacén. Un sistema en la nube es fácil de usar y accesible desde cualquier lugar, pero requiere una conexión a internet funcional. Debes evitar que haya zonas sin conexión. Además, considera el hardware necesario para optimizar el uso del nuevo sistema, como impresoras, impresoras de etiquetas, escáneres de códigos de barras y computadoras.
Capacita a todos los empleados involucrados
La implementación de un sistema WMS requiere que todos los empleados involucrados en el proceso logístico se adapten a él. Es fundamental que todos reciban capacitación para aprender a utilizar el sistema. Los errores derivados de la falta de capacitación pueden costar mucho dinero a la empresa.
En Webship Online contamos con documentación detallada sobre el sistema. Dependiendo del plan elegido, ofrecemos capacitación al líder del proyecto, quien aprenderá todos los detalles de Webship Online. Con este conocimiento, el líder del proyecto podrá capacitar al resto de los empleados. Es importante dividir a los empleados en equipos y, tras la formación general, ofrecer capacitaciones específicas a cada equipo, como los encargados de la recolección de pedidos.
Prueba el sistema WMS
Antes de poner en marcha el sistema, es crucial familiarizarse con él. Como mencionamos antes, una buena capacitación es esencial, pero también es necesario aplicar la teoría en la práctica. Por ello, es importante probar exhaustivamente el sistema, creando productos de prueba y simulando pedidos de compra y venta. De este modo, todo el equipo se familiariza con el sistema y se pueden hacer ajustes antes de su implementación definitiva.
Implementa el sistema WMS
Tras una serie de pruebas exitosas, es momento de implementar el sistema WMS. Recomendamos realizar un inventario físico antes de iniciar, para asegurarte de que los niveles de inventario sean correctos desde el primer día de uso.
Luego, conecta todos los sistemas necesarios, como la tienda en línea, y verifica que todas las funciones estén operativas. Si todo funciona correctamente, puedes comenzar a usar oficialmente el sistema WMS.
¿Buscas un sistema WMS moderno?
Sabemos por experiencia que muchos sistemas WMS están obsoletos o son poco flexibles. Webship es un centro de cumplimiento que gestiona la logística de numerosas tiendas en línea. Al no encontrar un sistema adecuado en el mercado, Webship desarrolló su propio sistema de gestión de inventario en la nube: Webship Online. Siempre escuchamos a nuestros clientes y realizamos actualizaciones y mejoras constantes. ¿Te gustaría conocer cómo funciona Webship Online? Solicita ahora tu prueba gratuita o contáctanos en hallo@webship.online para obtener más información.
