Jeder Unternehmer freut sich, wenn Verkaufsaufträge eingehen. Doch sobald eine Bestellung eintrifft, werden zahlreiche Prozesse in Gang gesetzt. Dabei kann viel schiefgehen, was sich direkt auf den Ruf des Unternehmens auswirkt. Denn es sind die Kunden, die diese Fehler bemerken, wenn sie zu wenig, zu viel oder falsche Produkte erhalten. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass diese Kunden eine negative Bewertung hinterlassen – und das sollte unbedingt vermieden werden! Deshalb ist es wichtig, den Verkaufsauftragsprozess gut zu organisieren. Webship kann Ihnen dabei helfen. Webship hat ein vollständiges Bestandsverwaltungssystem entwickelt, das Sie bei der Verarbeitung von Verkaufsaufträgen unterstützt.
Verkaufsaufträge und E-Commerce-Plattformen
Verkaufen Sie Ihre Produkte über einen Online-Shop? Dann ist es äußerst praktisch, wenn Sie den Shop mit einem Bestandsverwaltungssystem verbinden können. Falls dies nicht möglich ist, steigt das Fehlerrisiko, da Sie alle Bestellungen manuell in das System eintragen müssen – ein Vorgang, bei dem schnell Fehler passieren können. Wenn das Bestandsverwaltungssystem die Bestellungen automatisch aus dem Shop importiert, ist das Fehlerrisiko nahezu null. Webship Online bietet Integrationen mit zahlreichen E-Commerce-Plattformen wie WooCommerce, Magento und Lightspeed.
Eingabe von Verkaufsaufträgen
Nicht jeder verkauft Produkte über einen Online-Shop, und selbst wenn Sie dies tun, kann es notwendig sein, eine Bestellung manuell zu erfassen. In Webship Online können Sie Verkaufsaufträge ganz einfach erstellen. Sie geben die Kundendaten ein und wählen die bestellten Artikel aus. Existiert der Kunde oder das Produkt noch nicht? Dann können Sie direkt im gleichen Bildschirm einen neuen Kunden oder ein neues Produkt anlegen. Praktisch, oder? Kein endloses Öffnen und Schließen von Tabs mehr – das minimiert das Fehlerrisiko. Zusätzlich können Sie Versandmethoden festlegen und besondere Merkmale hinzufügen. Das System kann automatisch eine Versandmethode auswählen. Sie richten die Versandoptionen einmalig ein, und das System erledigt den Rest! Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren können.
Status von Verkaufsaufträgen
Einen Verkaufsauftrag einzugeben ist das eine, ihn zu verarbeiten eine andere Sache. Sie müssen einen logischen Ablauf erstellen, um die Bestellungen effizient abzuarbeiten. Webship Online nutzt hierfür automatische Statusmeldungen. Ein Verkaufsauftrag kann verschiedene Status haben:
- Entwurf
- Wartet auf Zahlung
- Bereit zum Kommissionieren
- Kommissionierung
- Bereit zum Verpacken
- Bereit zum Versand
- Abgeschlossen
- In Wartestellung
- Storniert
Die Statusbezeichnungen sprechen für sich. Sobald die Zahlung eingegangen ist, ändert sich der Status automatisch auf „Bereit zum Kommissionieren“. Sobald alle Waren gepickt wurden (digitales Kommissionieren), wechselt der Status auf „Bereit zum Verpacken“. Nach dem Verpacken wird der Status automatisch auf „Bereit zum Versand“ geändert. Kurz gesagt, es gibt einen strukturierten Ablauf, der leicht zu durchlaufen ist und viele Automatisierungen enthält. Abhängig vom Status eines Verkaufsauftrags sind bestimmte Änderungen nicht mehr möglich. Sobald ein Verkaufsauftrag den Status „Bereit zum Kommissionieren“ erreicht, können die Artikel nicht mehr verändert werden. Dafür muss der Auftrag erst auf „In Wartestellung“ gesetzt werden. Bestellungen mit einem höheren Status als „Kommissionierung“ können nur eingeschränkt angepasst werden, um Fehler während der Bearbeitung zu vermeiden.
Nützliche Funktionen
Das Bestandsverwaltungssystem von Webship Online bietet auch einige praktische Funktionen. Hier sind drei Beispiele:
- Es ist möglich, mehrere Bestellungen gleichzeitig zu bearbeiten. Sie wählen die gewünschten Bestellungen aus und drucken die Pickliste aus. Das System berechnet dann automatisch die effizienteste Route durch das Lager, sodass das Kommissionieren schneller und präziser erfolgt.
- Sie erfassen einen Verkaufsauftrag mit einem späteren Versanddatum. Dies kann die Übersichtlichkeit beeinträchtigen. Webship Online stellt sicher, dass ein Auftrag mit einem späteren Versanddatum automatisch den Status „In Wartestellung“ erhält. Sobald das Versanddatum erreicht ist, ändert sich der Status auf „Bereit zum Kommissionieren“. Kein manuelles Überprüfen der Versanddaten mehr!
- Als Unternehmer haben Sie möglicherweise mehrere E-Commerce-Kanäle mit Webship Online verbunden. Natürlich möchten Sie wissen, woher eine Bestellung stammt. Über die Bestellhistorie können Sie nachvollziehen, ob der Auftrag manuell erstellt wurde oder über eine verknüpfte E-Commerce-Plattform wie WooCommerce oder Lightspeed eingegangen ist. Stellen Sie sich vor, Sie müssten das alles manuell nachverfolgen!
Umgang mit Rückständen (Backorders)
Es kann vorkommen, dass ein oder mehrere Produkte in einer Bestellung vorübergehend nicht auf Lager sind. Für viele Unternehmen und Bestandsverwaltungssysteme ist dies eine große Herausforderung – aber nicht für Webship Online. Sobald ein oder mehrere Artikel nicht vorrätig sind, wird der Verkaufsauftrag automatisch auf „In Wartestellung“ gesetzt. Sobald alle Artikel wieder auf Lager sind, ändert sich der Status des Auftrags automatisch auf „Bereit zum Kommissionieren“. So müssen Sie sich keine Sorgen über solche Situationen machen – sie werden automatisch bearbeitet, sobald es möglich ist.
Falls Sie bereits verfügbare Artikel sofort versenden möchten, können Sie eine Bestellung ganz einfach aufteilen. Falls eine Bestellung sowohl verfügbare als auch nicht verfügbare Artikel enthält, haben Sie die Möglichkeit, sie in eine Rückstandsbestellung (Backorder) zu unterteilen. Die nicht vorrätigen Produkte werden in einer separaten Rückstandsbestellung geführt, die weiter aufgeteilt werden kann, wenn einzelne Artikel wieder auf Lager kommen. Sobald alle Artikel einer Rückstandsbestellung verfügbar sind, wechselt ihr Status automatisch auf „Bereit zum Kommissionieren“ und sie können an den Kunden versendet werden. In der Originalbestellung können Sie jederzeit sehen, wie viele Rückstandsbestellungen erstellt wurden – so behalten Sie stets den Überblick.
Interesse an Webship Online?
Wir kommen zu dem Schluss, dass Verkaufsaufträge nicht nur für den Umsatz wichtig sind, sondern auch eine zentrale Rolle im logistischen Prozess spielen. Ein Bestandsverwaltungssystem sorgt dafür, dass Sie diesen Prozess einfach und effizient managen können. Sind Sie auf der Suche nach einem System, das Ihre Verkaufsaufträge in einen übersichtlichen Workflow bringt, aber sind noch nicht mit Webship Online vertraut? Fordern Sie Ihre kostenlose 30-tägige Testphase an! In diesem Zeitraum können Sie alle Funktionen der Anwendung ausprobieren. Sie werden schnell feststellen, dass das System Ihre täglichen Lagerprozesse erheblich vereinfacht. Übrigens bietet Webship Online noch viele weitere Vorteile. Neugierig? Besuchen Sie unsere Website! Haben Sie noch Fragen zu Webship Online oder unseren Fulfillment-Dienstleistungen? Kontaktieren Sie uns unter hallo@webship.online.
