Der Bestand ist das schlagende Herz eines Unternehmens. Bestandsmanagement scheint einfach zu sein, aber das ist es bei weitem nicht! Es gibt viele Dinge zu beachten, damit keine Fehler passieren. Ein Lagerausfall aufgrund eines Bestandsfehlers ist ein echter Conversion-Killer. Aber Bestandsmanagement ist viel mehr als nur das Zählen der Produkte im Lager. Man muss an Dinge wie Verkaufsbestellungen, Lagerorte, Barcodes und vieles mehr denken. Ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird, ist die Verwaltung der Bestellungen, eine der Fallstricke im Bestandsmanagement. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Bestellung problemlos bearbeiten können.
Bestellungen verursachen administrativen Aufwand
Wir wollen die Unternehmen, die Schwierigkeiten mit der Administration der Bestellungen haben, nicht belasten. Unternehmen, die ohne oder mit einem veralteten Bestandsverwaltungssystem arbeiten, geraten in ein administratives Chaos, bei dem viel Zeit verloren geht. Stellen Sie sich vor, Sie müssen in all den Papieren nachschauen, wann eine Verkaufsbestellung eintrifft. Nach der Lieferung müssen Sie alles anhand von ein paar Papieren und einem statischen Bestandsverwaltungssystem überprüfen. Und wir sprechen noch nicht einmal über mögliche Rückbestellungen, die den administrativen Prozess noch mehr durcheinanderbringen. Wenn Sie viele Bestellungen haben, ist der Fehlerraum zu groß.
Ein modernes Bestandsverwaltungssystem rationalisiert Bestellungen
Um Bestellungen zu rationalisieren, können Sie auf ein modernes Bestandsverwaltungssystem zurückgreifen. Aber lassen Sie sich nicht täuschen. Viele Systeme verfügen über ein Modul zur Bearbeitung eingehender Waren. Sie sollten jedoch nach einem Bestandsverwaltungssystem suchen, das den Fehlerbereich auf ein Minimum reduziert und den gesamten Prozess reibungsloser gestaltet. Webship hat ein solches System entwickelt: Webship Online. Webship Online kartiert den gesamten Fluss der eingehenden Waren. Übrigens können Sie Dateien ganz einfach in die Bestellung hochladen, sodass Sie die Lieferscheine sofort daran anhängen können. Weg mit dem Papier! Lassen Sie uns das erläutern.
Status der Bestellung
Die Bestellung durchläuft mehrere Phasen, bevor sie im Lager ankommt. Mit Webship Online können Sie der Bestellung einen Status zuweisen, um zu verfolgen, in welcher Phase sich die Bestellung befindet. Hier sind die möglichen Status:
- Entwurf: Die Bestellung wurde erstellt, aber noch nicht beim Lieferanten bestellt.
- Bestellt (bei Lieferant): Die Bestellung wurde beim Lieferanten aufgegeben.
- Unterwegs: Sie haben eine Benachrichtigung vom Lieferanten erhalten, dass die Waren unterwegs sind.
- Geliefert: Die Bestellung wurde im Lager geliefert.
- Auspacken: Die Bestellung wird ausgepackt und die Artikel kommen in den Bestand.
- In Wartestellung: Eine Bestellung kann aus verschiedenen Gründen in Wartestellung versetzt werden, z. B. aufgrund fehlender SKUs, Transportschäden (Untersuchung), oder weil die Bestellung noch warten muss.
- Abgeschlossen: Die Bestellung ist vollständig abgeschlossen, die Artikel sind im Bestand und es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
- Storniert: Die Bestellung wurde storniert. Der Grund für die Stornierung kann in den Notizen zur Bestellung eingetragen werden.
Diese Status sorgen dafür, dass der gesamte Prozess rationalisiert wird. Sie können auf einen Blick sehen, welche Bestellungen unterwegs sind oder welche geliefert wurden und zum Auspacken bereitstehen. Mit anderen Worten, die Nachverfolgungsmöglichkeiten sind enorm!
Bestellungen auspacken
Sobald die Bestellung im Lager angekommen ist, muss sie überprüft und die Waren in den Bestand aufgenommen werden. Webship Online hat hierfür einen Auspackbildschirm entwickelt. Im allgemeinen Bereich des Auspackbildschirms finden Sie allgemeine Informationen zur Lieferung, können Anhänge hochladen und Arbeitsmittel hinzufügen. Wir empfehlen, immer den Lieferschein und/oder die Rechnung hinzuzufügen. So können Sie alle Informationen zur Bestellung schnell finden, ohne mehrere Ordner mit Dokumenten durchblättern zu müssen. Durch das Hinzufügen von Arbeitsmitteln können Sie auch ermitteln, wie lange Sie mit dem Auspacken einer Bestellung beschäftigt sind, was für die Optimierung von Interesse ist. Danach können Sie die Waren einbuchen. Für jede SKU gibt es eine Zeile, die aufgeklappt werden kann. Im aufgeklappten Bildschirm können Sie die folgenden Details eingeben:
- Gelieferte Menge (klicken Sie auf das Kästchen, um automatisch die erwartete Menge einzutragen)
- Lager
- Standort
- Batch/Lotnummer (falls zutreffend)
- Verfallsdatum (falls zutreffend)
- Notizen (optional)
Nachdem Sie die Felder ausgefüllt und das Produkt am richtigen Standort abgelegt haben, können Sie diese SKU als abgeschlossen betrachten, indem Sie auf die „geprüft“-Schaltfläche klicken. Der Bildschirm klappt wieder zu, und Sie können zur nächsten SKU übergehen. Sobald alle SKUs abgeschlossen sind, erscheint oben rechts die Schaltfläche „Abgeschlossen“, sodass Sie die Bestellung endgültig abschließen können. Kurz gesagt, ein einfaches System, das den Fehlerbereich auf ein Minimum reduziert.
Die Bestellung ist nicht abgeschlossen
Es kommt vor, dass eine Bestellung nicht auf einmal geliefert wird. Viele statische Systeme haben Schwierigkeiten damit. Stellen Sie sich vor, Sie müssen alle Papiere aufbewahren, um zu überprüfen, was geliefert wurde und was nicht. Unmöglich! Dank Webship Online ist das ein Kinderspiel. Sie können die Bestellung wie gewohnt abschließen. Für die zu wenig gelieferten Waren wird automatisch eine Rückbestellung (Backorder) erstellt. Diese Rückbestellung kann über die Zusammenfassungsansicht oder die Detailseite der ursprünglichen Bestellung eingesehen werden. Wenn die fehlenden Waren nachgeliefert werden, können Sie einfach die Rückbestellung suchen und den Auspackprozess wiederholen, um die gelieferte Menge einzugeben.
Interessiert an Webship Online?
Wir können sagen, dass Bestellungen ein wichtiger Bestandteil des logistischen Flusses sind. Die Verbindung eines Bestandsverwaltungssystems wie Webship Online stellt sicher, dass dieser Prozess kein Fallstrick mehr ist. Sind Sie an Webship Online interessiert oder möchten Sie alle anderen Funktionen entdecken? Besuchen Sie unsere Website! Wussten Sie, dass Sie auch eine kostenlose Testphase anfordern können? Wenn Sie unsicher sind, ob ein Bestandsverwaltungssystem einen Mehrwert bietet, empfehlen wir, die Testphase zu beantragen. Sie werden schnell feststellen, dass das System Ihre täglichen Bestandsoperationen vereinfacht. Wir haben ein einfaches System entwickelt, bei dem Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt steht und dennoch alle Funktionen bietet, die Sie von einem Bestandsverwaltungssystem erwarten. Haben Sie noch Fragen zu Webship Online oder unseren Fulfillment-Aktivitäten? Kontaktieren Sie uns unter hallo@webship.online.
