Ein Bestandsverwaltungssystem ist unverzichtbar, wenn Sie Ihren Bestand effizient verwalten möchten. Ein solches System erleichtert auch die Bearbeitung von Verkaufsaufträgen. Dennoch haben viele Unternehmen Schwierigkeiten mit der Bestandsverwaltung, wenn es um Produkte mit einem Verfalls- oder Haltbarkeitsdatum geht. Diese Produkte erfordern eine besondere Vorgehensweise, da Sie keine abgelaufenen Artikel versenden möchten. In diesem Blog gehen wir auf einige wichtige Aspekte ein.
Was ist ein Verfallsdatum?
Ein Verfalls- oder Haltbarkeitsdatum ist eine gesetzlich vorgeschriebene Kennzeichnung auf Lebensmitteln, die dem Verbraucher Informationen darüber gibt, bis wann das Produkt konsumiert werden kann oder wie lange es haltbar ist.
Es ist allgemein bekannt, dass viele Lebensmittel ein Verfallsdatum haben. Diese Produkte sind nicht unbegrenzt haltbar. Auf der Verpackung finden Sie immer eine Chargennummer. Zusätzlich gibt es weitere Abkürzungen, die auf Verpackungen von Produkten mit Haltbarkeitsdatum erscheinen können. Hier sind die häufigsten:
- Zu verbrauchen bis (ZVB): Diese Angabe findet sich hauptsächlich auf leicht verderblichen Produkten wie Fleisch oder Fisch. Der Verzehr nach diesem Datum kann gesundheitliche Risiken bergen. Stellen Sie daher sicher, dass diese Produkte Ihr Lager rechtzeitig verlassen.
- Mindestens haltbar bis (MHD): Viele Menschen werfen Produkte nach dem MHD weg, aber das ist oft nicht notwendig! Das MHD gibt an, bis zu welchem Datum der Hersteller die beste Qualität garantiert. Nach Ablauf dieses Datums kann sich das Produkt in Aussehen oder Geschmack verändern, ist jedoch weiterhin unbedenklich verzehrbar.
- Produktionsdatum: Neben dem Haltbarkeitsdatum kann auch ein Produktionsdatum angegeben sein, manchmal mit einem Code, der auf eine spezifische Produktionscharge verweist.
⚠️ Achtung: Das Datum auf der Verpackung gilt nur, solange die Verpackung ungeöffnet ist. Sobald die Verpackung geöffnet wird, nimmt die Haltbarkeit rapide ab. Einige Hersteller geben an, wie lange das Produkt nach dem Öffnen haltbar bleibt. Außerdem müssen Hersteller von tagesfrischen Produkten kein Haltbarkeitsdatum angeben, da diese innerhalb von 24 Stunden nach der Herstellung verzehrt werden sollten.
Die Chargen- oder Losnummer
Die meisten Lebensmittel werden in Chargen oder Losen produziert, da Maschinen nicht unbegrenzt viele Produkte gleichzeitig herstellen können. Durch das Aufdrucken einer Chargennummer oder eines Loscodes auf der Verpackung kann das Unternehmen genau nachverfolgen, aus welcher Produktionscharge das Produkt stammt. Falls es ein Problem mit einem Produkt gibt, können Sie anhand der Chargennummer schnell feststellen, welche Charge betroffen ist.
Welche Bestandsverwaltungsmethode wählen Sie?
Es gibt verschiedene Methoden zur Bestandsverwaltung. Sie können frei wählen, welche Methode am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Für Produkte mit einem Verfallsdatum empfehlen wir jedoch die Nutzung des Just-in-Time (JIT)– oder First-In, First-Out (FIFO)-Prinzips.
- Just-in-Time (JIT): Diese Methode funktioniert optimal, wenn eine enge Abstimmung zwischen Lieferant und Kunde besteht. Die Ware wird direkt nach der Lieferung an den Kunden weitergeleitet. Dadurch bleibt der Lagerbestand minimal und die Lagerkosten werden gesenkt. Dieses System eignet sich besonders für Produkte mit einem Verfallsdatum, da sie sofort weitergeleitet werden und keine unnötige Lagerzeit verloren geht.
- First-In, First-Out (FIFO): Bei diesem System werden die zuerst eingelagerten Produkte auch zuerst wieder ausgelagert. Dies ist die am häufigsten verwendete Bestandsverwaltungsmethode für Produkte mit Haltbarkeitsdatum. In diesem speziellen Fall spricht man auch von First Expired, First Out (FEFO), da hier die Produkte mit dem kürzesten Haltbarkeitsdatum zuerst verwendet werden.
Verfallsdatum und Bestandsverwaltungssysteme
Die Verwaltung von Produkten mit einem Verfallsdatum ist eine komplexe Aufgabe. Sie müssen stets alle Parameter im Auge behalten, um sicherzustellen, dass Sie nur nicht abgelaufene Produkte versenden. Zudem müssen die ältesten Produkte zuerst verschickt werden. Andernfalls riskieren Sie, dass diese Produkte in Vergessenheit geraten, das Verfallsdatum überschritten wird und sie unbrauchbar werden. Diese Art von Umsatzverlust sollte vermieden werden. Wie behalten Sie den Überblick? Die Lösung ist einfach: ein intelligentes Warehouse-Management-System (WMS).
Ein solches System ermöglicht es Ihnen, wichtige Parameter wie Verfallsdaten, Chargennummern und Bestandsverwaltungsstrategien mit Ihren Produkten zu verknüpfen. Basierend auf der gewählten Bestandsverwaltungsmethode empfiehlt das System dann automatisch das am besten geeignete Produkt für den Versand. Kurz gesagt, es spart Ihnen enorm viel Zeit. Die manuelle Überprüfung all dieser Parameter für jede Bestellung ist zeitaufwändig, während ein intelligentes Bestandsverwaltungssystem diesen Prozess automatisiert.
Webship Online: Die ideale Lösung
Arbeiten Sie mit Verfallsdaten? Dann ist Webship Online das ideale WMS für Sie. Webship Online automatisiert den gesamten Prozess der Bestandsverwaltung für Produkte mit Verfallsdatum. Beim Wareneingang können Sie das Verfallsdatum und die Chargennummer eingeben – Webship Online erledigt den Rest und stellt sicher, dass keine abgelaufenen Produkte versendet werden.
Sobald das Verfallsdatum eines Produkts überschritten ist, kann es nicht mehr verkauft werden. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, bietet Webship Online den Bericht „Abgelaufene Produkte“ an. Dieser Bericht gibt Ihnen einen Überblick über alle Produkte, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums ablaufen. Sie können eine Zeitspanne von 3, 7, 14 oder 30 Tagen wählen oder eine benutzerdefinierte Anzahl von Tagen festlegen (z. B. 180 Tage). Der Bericht enthält:
- Produktname
- Lagerort
- Menge der ablaufenden Produkte
- Reservierter Bestand
- Verfallsdatum
Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Produkte bald ablaufen, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, z. B. Rabattaktionen, um die Bestände schnell abzusetzen.
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